Een van de punten van kritiek op TOPdesk is dat de TOPdesk-applicatiebeheerder niet alles zelf kan doen; voor bepaalde type aanpassingen zijn consultants nodig. Het meest in het oog springende voorbeeld is geautomatiseerd personen laten aanmaken en archiveren vanuit een extern systeem. Dit gebeurt meestal met zogeheten Aangepaste imports.
Programmatuur unlocken
Om aangepaste imports uit te leggen is het goed om kort te kijken hoe TOPdesk is opgebouwd. TOPdesk bestaat uit verschillende modules (meldingbeheer, wijzigingsbeheer, etc), die je wel of niet tot je beschikking hebt. Het zijn de licentiebestanden die bepalen welke modules je hebt. Met de licentiebestanden unlock je dus de modules die jij nodig hebt en afneemt. Ga je de on-premise-versie van TOPdesk downloaden, dan hoef je dus niet te kiezen welke modules je gebruikt; in de download zit de programmatuur voor alle modules.
Hetzelfde unlock-principe heeft TOPdesk ook gebouwd voor het implementeren van een aantal complexe functionaliteiten. Het meest duidelijke voorbeeld zijn de aangepaste imports, in de Import-instellingen. Met aangepaste imports kun je de TOPdesk-database vullen en aanpassen, bijvoorbeeld een geautomatiseerde synchronisatie van medewerkergegevens vanuit AD. Klik je op Nieuwe aangepaste import, dan krijg je echter een somber bericht:
Wil je dus als TOPdesk-applicatiebeheerder zelf een import maken of aanpassen, dan loop je vast. Overigens zijn er wel degelijk andere partijen dan TOPdesk Consultancy die aangepaste imports kunnen maken, waaronder Laansloot IT.
Maatwerk of niet
Er zijn in TOPdesk ook vergelijkbare voorbeelden waarbij programmatuur is afgeschermd. Zo heb je de XML-module, een verouderd systeem waarmee je koppelingen met andere systemen maakt. Een ander voorbeeld zijn XFG-formulieren, waarmee je totale vrijheid hebt om SelfServicePortal-formulieren in te richten en logica toe te passen. De XML-module en XFG-formulieren zijn wel echt maatwerk, en zijn daarom in principe ook niet beschikbaar op SAAS.
Aangepaste imports is geen standaard-functionaliteit, maar het is ook zeker niet maatwerk. Ze worden ook veel gebruikt, zowel op SAAS als on premise. En dat is niet zo gek. Het is erg fijn als je medewerkergegevens zonder omkijken worden gesynchroniseerd vanuit Active Directory naar TOPdesk. Maar de mogelijkheden van deze imports gaan veel verder dan dat. Je kunt immers elke tabel en elk veld bewerken. Je kunt daarom ook heel effectief je TOPdesk-database om zeep te helpen als je het verkeerd doet. Dit is precies het argument van TOPdesk om applicatiebeheerders niet zelf aangepaste imports te laten maken. Aan de andere kant zijn er natuurlijk wel degelijk databasebeheerders met genoeg ervaring om uit te denken welke veldjes waar moeten en waarom. De rechten afschermen om zelf aangepaste imports te maken is voor hen wellicht enigszins betuttelend.
Technisch staat er overigens niets in de weg om zelf aan de slag te gaan met aangepaste imports. Je kunt bijvoorbeeld bestaande imports downloaden, inzien, en migreren naar een andere TOPdesk. Hiervoor is op Extranet ook documentatie beschikbaar (bijvoorbeeld KI 7031, KI 7033, en KI 8931). De bottleneck om zelf aan de slag te gaan met imports maken ligt in het feit dat er geen documentatie beschikbaar is, geen voorbeelden, en dat de software die de daadwerkelijke XML-scripts genereert is afgeschermd.
De huidige status
Aangepaste imports bestaan al heel lang, en er is in jaren niets wezenlijk aan gewijzigd. Een persoonsimport van tien jaar oud kan vaak probleemloos worden overgezet naar de nieuwste SAAS-versie, zonder dat er iets stuk gaat. Op termijn nemen andere technieken waarschijnlijk de functionaliteit van aangepaste imports over. Het is nu al mogelijk om personen te synchroniseren via de API. Daar heb je dan wel middleware voor nodig dat voor dat doel is geschreven. Ook werkt TOPdesk momenteel hard om persoonsimports vanuit Azure AD te versimpelen (Klik hier). Ik verwacht echter dat aangepaste imports nog wel even zullen bestaan, naast nieuwe technieken
die vergelijkbare functionaliteiten leveren.
Laansloot IT
Laansloot IT maakt veel gebruik van aangepaste imports. In een toekomstige blogpost zal ik in detail een goede casus toelichten: het opschonen van honderden dubbele entries in de personentabel, die bij een SAAS-klant als gevolg van een verstoring zijn aangemaakt.
